Alasan Sistem Abjad Pada Umumnya Dipilih Sebagai Sistem Penyimpanan Adalah

Sistem Abjad merupakan salah satu dari beberapa sistem penyimpanan arsip, selain sistem abjad, dikenal juga sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, juga sistem wilayah. Setiap sistem ini pun memiliki keunggulan dan kelemahannya namun untuk menentukan sistem penyimpanan apa yang hendak digunakan hendaknya berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Baiknya kita kembali membahas sistem abjad, pada dasarnya setiap manusia, organisasi, perusahaan (pemerintah/swasta) pasti memiliki nama. Atas dasar nama itulah sistem ini beranjak, perlu diketahui sistem ini adalah dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem Abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung
(direct filing system)
karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks.

Guide pada sistem abjad

Sistem ini juga sederhana dan mudah dipraktekkan karena pada umumnya orang mempunyai kecendrungan lebih mudah mengingat nama orang, badan/organisasi dibandingkan nomor dan angka. Contoh sederhana dapat dilakukan dirumah tangga. Arsip-arsip dimasukan pada map berdasarkan nama anggota keluarga.
Misal.
i. Map “Maryam”
2. Map “Dino”
3. Map “Ibu”
dengan demikian ada tiga buah map bernama masing-masing Maryam, Dino, Ibu, berisi arsip milik mereka pribadi.

Alasan Pemilihan Sistem Abjad

Dari beberapa sistem penyimpanan tentu kita bertanya-tanya mengapa harus memakai sistem ini, sistem itu, untuk sistem abjad ini paling tidak kita bisa berargumen sebagai berikut:

• nama lebih mudah diingat oleh siapapun
• petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama
• dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui nama
• jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Setelah nama diindeks (apakah itu perorangan, perusahaan, pemerintah, organisasi), kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunnya dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.
Berikut contoh susunan klasifikasi abjad. dalam sebuah laci.

Lebih lanjut tentang tata cara mengindeks, baca

Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode Arsip

Guide pada Sistem Abjad

Dibalik setiap guide abjad inilah disimpan surat-surat yang sudah diklasifikasikan/dikelompokan berdasarkan susunan abjad.
Contoh:
Abdurahman
Ali Abdurahman
Waluyo Abdi
Haryanto Arbi
Abdullah Badawi
Gunawan Budianto
Raihan Binsar
Ratna Budianto
Chacha Cahyanti
Yulianti Cahyati
Septian Dwi Cahyo
Alia Mitha Cahaya

setelah nama-nama tersebut diindeks dan diklasifikasikan, maka urutan surat-surat tersebut adalah sebagai berikut.

one. Abdi, Waluyo

2. Abdurahman
3. Abdurahman, Ali
4. Arbi, Haryanto
5. Badawi, Abdullah
6. Binsar, Raihan
7. Budianti, Ratna
eight. Budianto, Gunawan
9. Cahaya, Alia, Mitha
10. Cahyati, Chacha
11. Cahyati, Yulianti
12. Cahyo, Septian, Dwi

Kalau sudah diurutkan seperti diatas maka tinggal meletakan surat tersebut kedalam guide yang sesuai dengan abjadnya, misal: Abdi, Waluyo disimpan pada guide A.

Peralatan yang digunakan pada sistem abjad ini merupakan peralatan yang sering dijumpai di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Peralatan itu antara lain:

a) Filling Chiffonier


Laci filling cabinet dapat menampung sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing chiffonier dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Laci tersebut dapat diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja satu laci hanya untuk 1 kode huruf. Jadi bisa saja dibutuhkan 26 laci.

b) Guide


Guide sebagai pembatas antara kelomkpok arsip yang satu dengan yang lainnya.

c) Hanging Folder


Untuk menyimpan surat dalam filling chiffonier, surat harus terlebih dahulu disimpan dalam hanging folder. Jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide.

d) Alat Sortir


Alat sortir berguna untuk memudahkan dalam menyortir arsip.

Untuk lebih jelas tentang peralatan arsip yang dibutuhkan silahkan lihat pada artikel jenis-jenis peralatan arsip.

Prosedur penyimpanan arsip sistem abjad


Langkah-langkah penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

a) memeriksa berkas


Berkas diperiksa apakah arsip tersebut dapat disimpan atau belum. Untuk mengetahuinya dapat dilihat pada surat tersebut apakah ada tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak. seperti tanda “simpan” “file” “dep” (Deponeran=simpan). Jika masih ragu maka lebih baik tanyakan pada pimpinan atau orang yang bersangkutan.

b) mengindeks surat/berkas


Surat dibaca kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka diindeks adalah nama pengirim surat. Jika surat keluar maka diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan mengindeks maka dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkan oleh perusahaan atau dapat ditanyakan kepada pimpinan.

c) mengode surat/berkas


Kode surat didapat setelah mengetahui kode indeks. Kode abjad diambil dari
dua huruf
pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis pada pojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanannya secara horizontal maka kode ditulis pada pojok kanan surat. Sebaiknya penulisannya menggunakan pensil yang bertujuan apabila hendak difotokopy.

d) menyortir surat


Kegiatan ini mengelompokan surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu “mondar-mandir”. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat bersamaan pada jumlah yang banyak.

e) menempatkan surat


Langkah terakhir dalam proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tempatkan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.

Prosedur penemuan kembali arsip

Surat yang sudah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman.

Langkah-langkah yang dilakukan untuk menemukan surat adalah sebagai berikut.
a) Menentukan Judul Surat

Petugas harus mengetahui judul arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).
Contoh: Agus ingin meminjam surat  dari PT Cahya Gemilang, maka yang dilakukan petugas adalah menentukan judul surat yakni PT Cahya Gemilang.

b) Menetukan Indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan organisasi.
Contoh: Petugas kemudian mengindeks PT Cahya Gemilang menjadi Cahya Gemilang, PT.

c) Menentukan Kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencapai arsip.
Contoh: Cahya Gemilang, PT kodenya adalah Ca

d) Mencari arsip ditempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.
Contoh: Arsip tersebut kemudian dicari di filing cabinet pada laci berkode A-D, di belakang guide C, di dalam hanging folder Ca.

due east) Mengambil Arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambilah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip.

f) Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan.

g) Menyimpan lembar pinjam arsip pada ticker file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip-arsip yang dipinjam.

Demikian proses penyimpanan arsip dalam sistem abjad.

————————
Dafar Pustaka

Modul Mengelola dan Menjaga sistem Kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk

Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati