Jelaskan Manfaat Penataan Dokumen

LancangKuning –Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, atau tercetak dalam bentuk huruf ataupun dalam bentuk suara atau angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas contohnya seperti kartu atau formulir, kertas picture show contohnya seperti slide, picture, mikro film, komputer contohnya seperti (pita, piringan ,disket).

Menurut lembaga pemerintahan, pengertian arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam macam bentuk dengan segala cara penciptanya dan hasilnya diterima oleh suatu badan ,sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi kebijakannya.

Manfaat dari penataan arsip adalah agar dokumen yang kita simpan itu tertata rapi dan  jika kita membutuhkan dokumen tersebut kita sangat mudah untuk menemukannya

Fungsi, penerapan dan tujuan penataan arsip

Arsip mempunyai peranan sebagai pusat dan sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh sebuah organisasi dalam rangka melaksanakan bermacam kegiatan perencanaan, pengambilan, keputusan, pembuat laporan tanggung jawab, penilaian dan pengendalian se tepat- tepatnya.

Arsip mempunyai beberapa peranan sebagai berikut:

• Sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
• Bahan atau alat pembuktian atau bukti otentik.
• Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
• Sebagai alat untuk mengukur aktivitas suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pad umumnya menghasilkan             arsip.
• Bahan kegiatan informasi yang sangat ilmiah.

Sedangkan tujuan penataan atau pengelola arsip antara lain adalah sebagai berikut:

• Agar arsip terjaga dengan sangat baik, teratur dan sangat aman.
• Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat.
• Agar terhindar dari pemborosan tenaga dan waktu kegiatan tersebut dengan sangat cepat dan sangat tepat.
• Untuk mengirit tempat penyimpanan.
• Untuk menjaga rahasia arsip tersebut.
• Untuk menjagakan kelestarian arsip tersebut.
• Untuk menyelamatkan arsip-arsip yang sangat penting.

Jenis-jenis arsip

Berikut ini jenis-jenis arsip sebagai berikut:
1. Jenis-jenis arsip berdasarkan bentuk fisik sebagai berikut:

• Arsip berbentuk lembaran. Contohnya seperti: surat, voucer, faktur.
• Arsip tidak berbentuk lembaran. Contohnya seperti: disket, flash deejay, dvd, dan lain-lain.

two. Jenis-jenis arsip berdasarkan masalah.

• Financial tape adalah catatan yang bersangkut paut dengan masalah keuangan. Seperti voucer, giro, cek.
• Inventory record adalah catatan yang berkaitan dengan masalah barang inventaris. Seperti catatan tentang jumlah barang, merek barang, ukuran barang, dan harga barang.
• Personal record adalah arsip yang berkenaan dengan masalah pegawai. Seperti surat lamaran kerja.
• Sales tape adalah arsip yang berkenaan dengan masalah penjual. Seperti daftar penjualan barang tersebut.
• Production record adalah arsip yang berkenaan dengan masalah produksi. Seperti jenis-jenis alat yang digunakan.

3. Jenis-jenis arsip berdasarkan pemilik tersebut.

• Lembaga pemilik seperti meliputi arsip nasional yang ada di indonesia
• Instansi pemerintahan seperti meliputi arsip primer tersebut.

4. Jenis-jenis berdasarkan sifat

• Arsip tidak penting seperti arsip yang hanya memiliki kegunaan informasi.
• Arsip biasa seperti arsip yang semula penting.
• Arsip penting seperti arsip yang mengikat antara masa lalu dan masa yang akan datang.
• Arsip sangat penting seperti dokumen yang keberadaan yang sangat peting.
• Arsip rahasia seperti arsip yang hanya diketahui oleh sekelompok organisasi.

v. Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsi

• Arsip dinamis adalah dokumen yang akan digunakan secara langsung.
• Arsip statis adalah dokumen yang dihasilkan pencipta arsip tersebut.

6. Jenis-jenis arsip berdasarkan kekuatan hukum

• Arsip autentik adalah arsip yang ada diatas tanda tangan asli
• Arsip tidak autentik adalah arsip yang ada di atasnya tidak tanda tangan asli

seven. Jenis-jenis arsip berdasarkan tingkat keasliannya.

• Arsip asli adalah dokumen yang awalnya diketik oleh mesin ketik
• Arsip tembusan yaitu dokumen kedua yang pembuatannya bersama dengan dokumen asli
• Arsip salinan ialah dokumen yang pembuatannya tidak secara bersamaan. (husni)